Case Study

Mittelständler – voiio bei der Reiffs & Schmidt GmbH & Co

8. August 2018

Zum Unternehmen

Die R&S (Reiffs & Schmidts GmbH) ist ein in 1963 von den Ingenieuren Walter Reiff und Anders Schmidt gegründetes Unternehmen der verarbeitenden Metallindustrie. Das Unternehmen hat sich auf die Produktion von Distanzhülsen spezialisiert und nimmt in diesem Bereich weltweit eine Spitzenposition ein. Das Unternehmen beschäftigt in Summe über 1.800 Mitarbeiter. An der Zentrale in Hamburg arbeiten 1.350 Beschäftigen. Weitere Standorte hat das Unternehmen in Lublin, Houston, Colima und Shenzhen. Im Jahre 2009 wurde das Unternehmen Teil der Pimco LLC, unter dessen Dach es jedoch weiterhin als eigene Marke sowie mit selbständigen Management agiert.

Reiffs & Schmidt GmbH & Co KG
Produkt: Distanzhülsen (Metall)
Branche: Verarbeitende Metallindustrie
Zentrale: Hamburg
Mitarbeiter: 1.800
Mitarbeiter mit Kindern (in Hamburg): 960


Mitarbeiterstruktur

Im Kontext der Zusammenarbeit mit voiio konzentriert sich die Analyse wichtiger Rahmendaten auf den Standort Hamburg. Vereinzelt wurden Zahlen aus Gründen des Datenschutzes abgeändert. Die Kausalität der Analyse wurde hierdurch jedoch nicht beeinflusst. Die 1.350 Mitarbeiter am Standort in Hamburg verteilen sich primär auf die drei Hauptbereiche Produktion, Verwaltung (HR, Einkauf usw.) und Logistik. Dabei arbeitet mit fast 1.000 Mitarbeitern der Großteil der Beschäftigten im Bereich Produktion. Die restlichen Mitarbeiter verteilen sich mit 250 auf die Verwaltung und 100 in der Logistik. Der Frauenanteil liegt in der Verwaltung des Unternehmens bei knapp über 60%. In den Bereichen Logistik und Produktion liegt ein Frauenanteil von knapp 15% vor. Über 70% der Belegschaft haben Kinder. Wobei 32% der Belegschaft Kinder im Alter zwischen 5 – 13 Jahren haben. Diese haben wiederum im Schnitt 1,3 Kinder. Einhergehend beträgt die Summe der Kinder im „voiio relevanten Alter“ 560. Die Verteilung der Kinder im adressierbaren Alter verhält sich relativ gleichmäßig über die drei genannten Unternehmensbereiche hinweg.

Mitarbeiter-Zusatzleistungen bei R+S

Die für Mitarbeiter gebotenen Zusatzleistungen bei der Reiffs & Schmidts GmbH sind für einen deutschen Mittelständler branchenüblich. Eine betriebliche Altersvorsorge, Firmenhandy, Sonderurlaub und Weihnachtsgeld, spezielle Mitarbeiterrabatte und eine Kantine runden das für Mitarbeiter zugängliche Leistungsprogramm ab. Darüber hinaus besteht ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit wechselnden betriebsinternen Rahmenpunkten: Rückenschulungen, Betriebssport oder Ernährungs- und Health-Checks werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Im Weiteren ist ein erklärtes Ziel der Unternehmensführung den Bereich Familie und Beruf im Unternehmen bewusst zu stärken, um so das interne und externe Personalmarketing zu verbessern und folglich im Wettbewerb um junge Fachkräfte zu bestehen. Hier wird im Folgenden drauf eingegangen.

Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Konkret hat die Reiffs & Schmidts folgende familienfreundliche Maßnahmen seit 2012 ins Leben gerufen (chronologische Reihenfolge): (1.) Kooperation mit regionalem Kitabetreiber über Belegungsplätze in 2012, (2.) Einmalzahlung von 1.500€ bei der Geburt des Kindes und (3.) 10 tägiger Sonderurlaub bei der Geburt des eigenen Kindes in 2014 sowie die Einrichtung eines (4.) Eltern-Kind-Zimmers im Krankheitsfall des Partners. Alle vier Maßnahmen waren im Impact und Kosten-Nutzen-Verhältnis von unterschiedlicher finanzieller Tragweite und Erfolg gekennzeichnet. In einer internen Mitarbeiterbefragung konnten die Mitarbeiter die Bedeutung von bestehenden Maßnahmen gewichten, in dem sie entsprechend 10 Punkte auf die Maßnahme verteilten, so wie diese im Nutzen eingeschätzt wurden. 96 Mitarbeiter die abstimmten gewichteten die Maßnahmen dabei wie folgt:

1.Kita-Kooperation über Belegungsplätze4,4
2.Sonderurlaub3,8
3.
Einmalzahlung0,9
4.Eltern-Kind-Zimmer0,9

Die Ergebnisse überraschten, insbesondere wenn man diese in Relation mit den eigentlichen Kosten der Maßnahmen packt und hier mittels einer Kosten-Nutzen-Analyse einen Effektivitäts-Effizienz aufstellt. Die Berücksichtigung von Kosten bringt folgendes überraschendes Bild zu Tage:

1.Eltern-Kind-Zimmer3,7
2.Sonderurlaub3,2
3.Kita-Kooperation über Belegungsplätze2,9
4.Einmalzahlung0,2

Aus der neu erarbeiteten Kosten-Nutzen-Analyse wird ein erheblich verändertes Bild deutlich. Wir werden im Folgenden auf diesen Umstand weitereingehen. Abschließend soll jedoch zur „Verteidigung“ der nun verhältnismäßig schlecht dargestellten Platzierung der Kita-Belegungsplätze unterstrichen werden, dass diese in der Rückschau den damalig größten Effekt auf die wahrgenommene Familienfreundlichkeit im Unternehmen darstellte und einen allgemeinen positiven Grundtrend in der Firma lostraten. So konnte durch die Implementierung der verschiedenen Maßnahmen in Summe eine Steigerung von 14% (auf 86%) bei der wahrgenommenen Familienfreundlichkeit erzielt werden. Die Implementierung der Kitakooperation in 2012 erhöhte diesen Wert dabei herausstechend und schlagartig um 8,6% (270 befragte Mitarbeiter).

Die Einführung der eigenen Ferienbetreuung

Nach längeren Gesprächen entschied sich die HR-Abteilung und Geschäftsführung im Jahr 2017 für eine Zusammenarbeit mit der voiio.

Ausgangslage zur damaligen Einführung waren drei Hauptgründe:

  1. Mittlerweile drei Jahre waren vergangen seit dem im Bereich Vereinbarkeit von Familie und Beruf neue Maßnahmen für die Mitarbeiter etabliert wurden. So erschien es dem Management „zwingend an der Zeit“ den als so wichtig erklärten Bereich, wieder bewusster aufleben zu lassen und zu schärfen.
  2. Einhergehend gab es eine leicht fallende wahrgenommene Familienfreundlichkeit im Unternehmen. So hatte sich zum Beispiel die Lage für Kitaplätze in der Region Hamburg etwas entschärft und die so implementierte Maßnahme leicht an Relevanz verloren.
  3. Eine hohe Besetzungsdauer offener Stellen bzw. der stark gestiegene Wettbewerbsdruck auf dem Arbeitsmarkt insbesondere in Hinblick auf Nachwuchs im Bereich offener Ingenieursstellen.

Mit diesen drei Gründen wurden die Gespräche einer Auswahl an Full-Service-Anbietern im Bereich Work-Life-Balance aufgenommen. „Die Entscheidung für die Einführung einer Ferienbetreuung im Kontext eine Zusammenarbeit mit voiio beschreibt Frau Tengering (Fachbereichsleitung Personalgewinnung, Standort Hamburg) dabei wie folgt:

Frau Tengering, Fachbereichsleitung Personalgewinnung, am Standort Hamburg der R&S

„Wir hatten verschiedene Maßnahmen im Kopf. Von einem ganzheitlichen Anbieter im Bereich Familienmanagement […] über zum Konzept von voiio spielten wir verschiedene Optionen durch […]. Die Entscheidung fiel letztlich zu Gunsten des jungen Hamburger Startups, weil das hier aufgezeigte Konzept eine transparente Lösung für uns präsentierte, die jeder verstand und die im Implementierungsaufwand überschaubar erschien […] und nach Rücksprache mit einzelnen Kollegenkreisen sehr gute Resonanz erhielt. […] Darüber hinaus war der schlanke Preis für eine letztlich sinnhaltige HR-Maßnahme nicht von der Hand zu weisen“

Zusammenfassend fiel die Entscheidung zu Gunsten von voiio aus drei Hauptgründen:

  1. Nutzen des Services
  2. Überschaubarer Implementierungsaufwand
  3. Preis-Leistungsgefüge

Neben der Entscheidung für eine Kooperation entschied sich die Personalleitung zusätzlich für einen Ferienzuschuss. So erhielten Mitarbeiter mit Kindern im relevanten Alter zusätzlich einen Betreuungszuschuss von im Schnitt 50% der Kosten der ausgewählten Ferienangebote und das für im Durchschnitt 5 Ferientage im Jahr.

Die Ergebnisse der Einführung der voiio Ferienbetreuung

Der Service wurde Ende 2017 offiziell eingeführt und an die Belegschaft kommuniziert. Die Kommunikation erfolgte über Banner und zwei persönliche Vor-Ort-Präsentation durch die Geschäftsführung der voiio. Die Einführung wurde durch die Versendung von Ferienkatalogen für das kommende Jahr 2018 begleitet.

Mit Kommunikation und Versendung der Unterlagen traten die ersten Buchungen für die Osterferien 2018 ein und das Programm verbreitete sich innerhalb der Firma durch die oben beschriebenen Maßnahmen sowie Gesprächen unter Kollegen schnell. Mit Durchführung der Osterferien 2018 nahm dieser Effekt in Hinblick auf die anstehenden Sommerferien und das gewachsene Vertrauen im Kollegenkreis weiter zu.

Da die Reiffs & Schmidts GmbH bereits vor der Implementierung der Ferienbetreuung wichtige Datenpunkte über die Familienfreundlichkeit erfasst hatte (sh. vorausgegangener Abschnitt), fiel eine Bewertung der Maßnahme relativ leicht. Konkret wurden zwei weitere Umfragen durchgeführt: Eine kurz nach Implementierung des Services Anfang Dezember 2017 und eine nach Durchführung der Osterferien Anfang Mai 2018.

Bewertung von Maßnahmen im Bereich Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Dezember 2017)

1. Kita-Belegungsplätze 3,8
2.Sonderurlaub3,5
3.Ferienbetreuung1,2
4.Eltern-Kind-Zimmer0,9
5.Einmalzahlung0,7

Bewertung Kosten-Nutzen von Maßnahmen (Dezember 2017)

1.Eltern-Kind-Zimmer2,9
2.Ferienbetreuung2,5
3.Kita-Belegungsplätze2,3
4.Sonderurlaub2,0
5.Einmalzahlung0,4

Die obigen Ergebnisse wurden aus Sicht der Personalabteilung, wie auch des Managements bereits nach der ersten Erfassung als Erfolg gewertet. Diese sehr positive Bewertung setzte sich mit der eigentlichen Durchführung der Ferienaktivitäten in Hamburg messbar fort. Konkret zeigte die zweite Befragung Ende Mai einen erheblichen Anstieg in der Bewertung der Maßnahme:

Bewertung von Maßnahmen im Bereich Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Mai 2018)

1.Kita-Belegungsplätze3,3
2.Sonderurlaub2,6
3.Ferienbetreuung2,5
4.Eltern-Kind-Zimmer0,9
5.Einmalzahlung0,8

Auf den Punkt gebracht, bedeutet das Ergebnis: Die Ferienbetreuung wurde im Kosten-Nutzenverhältnis die effektivste Maßnahme im Vergleich zu allen anderen Maßnahmen im Bereich Vereinbarkeit von Beruf und Familie. So hatte es ein Plus von 108% seit der letzten Bewertung gegeben, die nur ein halbes Jahr zurück lag. Ein Ergebnis, das selbst das Team von voiio überraschte.

1.Ferienbetreuung3,7
2.Eltern-Kind-Zimmer2,1
3.Kita-Belegungsplätze2,0
4.Sonderurlaub1,9
5.Einmalzahlung0,4

Das sehr gute Abschneiden im Vergleich zu anderen Maßnahmen findet sich auch bei der Betrachtung der wahrgenommenen Familienfreundlichkeit im Unternehmen wieder. Konkret konnte in einer Umfrage im Dezember ein Anstieg der wahrgenommen Familienfreundlichkeit von 6% auf 92% festgestellt werden. Dabei bleibt festzuhalten, dass in diesem Falle leider nur ein Datenpunkt, daher kurz nach Implementierung der Ferienbetreuung, erfasst wurde. So bleibt es abzuwarten, ob die Werte bei einer zukünftigen Messung eine ähnlich steile Entwicklung nehmen, wie bei der Bewertung des Nutzens der Maßnahme nach eigentlicher Durchführung.

Fazit

Das Fazit lässt sich an dieser Stelle kurzfassen: Die voiio hat im Falle der R&S geschafft, messbare Anstiege in den Bereichen Mitarbeiterzufriedenheit und Familienfreundlichkeit zu erzielen und dies bei, in den Worten von Frau Tengering „schlanken Kosten und einfacher Implementierung“.

Die voiio bedankt sich beim gesamten Team der R&S für das entgegengebrachte Vertrauen sowie die Bereitstellung der wichtigen Datensätze sowie Erfassung des allgemeinen Erfolges. Einzelne Datensätze und Informationen wurden im Sinne der DSGVO und zum allgemeinen Schutz des Unternehmens leicht abgeändert.