Case Study

Pflege – voiio bei der Mediphus Pflege GmbH

6. August 2018

Zum Unternehmen

Die Mediphus Pflege GmbH ist ein ambulanter Pflegedienst, der das gesamte Leistungsspektrum eines ambulanten Pflegedienstes abdeckt: Von der eigentlichen Pflege, Demenzpflege, zur Beratung von Angehörigen sowie der Unterstützung im Haushalt.
Im Mittelpunkt der Arbeit steht der Mensch und seine individuellen Bedürfnisse. Anspruch der eigenen Arbeit ist dabei die Gewährleistung von Menschlichkeit und Würde bis ins hohe Alter – daher Pflege mit Herz ist das Leitbild der im Jahre 2001 gegründeten Firma.

Mediphus Pflege GmbH
Produkt: Ambulante Pflege Dienstleistung
Branche: Pflege
Zentrale: Hamburg
Mitarbeiter: 90
Mitarbeiter mit Kindern (in Hamburg): 81


Unternehmensstruktur

Die Mediphus Pflege GmbH hat 90 Mitarbeiter, die Patienten im gesamten Hamburger Einzugsgebiet pflegen und betreuen. Entsprechend eines ambulanten Pflegedienstes ist der Großteil der Mitarbeiter nur zu Schichtbeginn und Schichtende in der Zentrale. Ausschließlich Verwaltung und Pflegeleitung, mit in Summe 11 Mitarbeitern, arbeiten permanent im Büro. Der Rest des Teams ist unterwegs beim Patienten und arbeitet im klassischen Schichtbetrieb. Von den 90 Mitarbeitern sind 82 Frauen im Unternehmen beschäftigt. Der Großteil der Mitarbeiter hat Kinder im Kita- oder Grundschulalter. 

Problemerkennung: Mediphus stellvertretend für eine generelle Herausforderung in der Pflege

Die Lage auf dem Arbeitsmarkt ist in der Pflege besonders angespannt und die Besetzung offener Stellen eine Herkulesaufgabe. So hat die Mediphus GmbH in allen Unternehmensbereichen diverse offene Stellen, die teils monatelang unbesetzt bleiben.

Das Ergebnis ist eine erhöhte Belastung für die bestehende Belegschaft, die sich in einer relativ hohen Krankheitsquote und Fluktuation widerspiegelt. Ein Problem das nahezu alle Pflegedienste kennen. Dabei herrschte bei der Mediphus in der Vergangenheit teilweise monatelang ein Aufnahmestopp für neue Patienten – der eigene Anspruch an Qualität und die Mission, der Pflege mit Herz, sollte unter allen Umständen treu geblieben werden.

Dabei gibt es im jährlichen Geschäftsbetrieb Phasen, die eine besonders hohe Belastung für die eigenen Mitarbeiter darstellen. Insbesondere in der Zeit der großen Grippewellen und in den Schulferien nimmt die Arbeitsbelastung noch einmal zu, da die Anzahl der Schultern auf denen die Last verteilt wird, proportional abnimmt. Das Grundübel der Problematiken ist bekannt: Zuschüsse sind, anders als zum Beispiel in den skandinavischen Ländern, in der Pflege knapp und Nachwuchs bei Fachkräften kann die zunehmende Anzahl an Pflegebedürftigen nicht ausgleichen. Ein Problem, dass sich auch in Zukunft weiter verschärfen wird und Pflegedienste wie Gesellschaft vor eine große Herausforderung stellen. Dabei lässt sich das Problem nicht nur im Fachbereich der Pflege beobachten, sondern auch in Verwaltungsteilen des Unternehmens. Hier stehen Pflegeunternehmen im Wettbewerb mit erheblich finanzstärkeren Branchen und Unternehmen.

Aus der oben beschriebenen Situationen, lassen sich drei Hauptprobleme identifizieren, mit denen die Mediphus stellvertretend für viele weitere ambulante Pflegen zu kämpfen hat.

  • Erheblicher Stellenbesetzungsdruck und Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt
  • Erhöhte Fluktuation und Krankheitsquote im Team
  • Budgetrestriktion, die es teils schwierig machen, sich auf dem Arbeitsmarkt abzusetzen

Die Zusammenarbeit – voiio in der Pflege

Die Probleme sind also klar. Umso offener und interessierter war Frau Frohms-Ratzalek, Pflegeleitung bei Mediphus, als Sie Anfang 2018 einen Anruf von einem Partnermanager der voiio erhielt und dieser das Unternehmen und die Ferienbetreuung vorstellte.

Frau Frohms-Ratzalek, Pflegeleitung bei der Mediphus Pflege GmbH

Frau Frohms-Ratzalek zum Verlauf der Gespräche:

„Nach zwei Telefonaten, einem persönlichen Gespräch sowie einer internen Mitarbeiterbefragung war die Zusammenarbeit mit voiio beschlossen. Danach ging alles sehr schnell. voiio unterstütze uns bei der internen Kommunikation und übernahm die Beantwortung aller Fragen der Mitarbeiter. Ich, als Hauptverantwortliche des Projektes, konnte hier voll auf die Unterstützung durch voiio und das Versprechen einer reibungslosen Einführung zählen. Dabei wurde nicht nur bei internen, sondern auch bei externen Kommunikationsanstrengungen unterstützt. Schließlich war ein wichtiges Ziel der Zusammenarbeit nicht nur die vorhandenen Mitarbeiter wertschätzend zu unterstützen, sondern sich auch nach außen hin, gegenüber potentiellen Mitarbeitern, attraktiver zu machen“

Das Ergebnis der Einführung

Die durch die Pflegeleitung gesetzten Ziele waren also klar:

  1. Verbesserung der Außendarstellung des Unternehmens durch ein familienfreundlicheres Image
  2. Verbesserung der Work-Life-Balance und Stressbelastung der eigenen Mitarbeiter durch Unterstützung in den so betreuungskritischen Ferienzeiten
  3. Verbesserte Urlaubskoordination, insbesondere in den Sommerferien

Frau Frohms-Ratzalek zu den gesetzten Zielen im Einzelnen:

1. Verbesserung der Außendarstellung des Unternehmens durch ein familienfreundlicheres Image

„Konkrete Messungen zu Stellenbesetzungen stellen wir nicht an. Deshalb ist meine Einschätzung vielleicht etwas subjektiv. Dennoch als Pflegeleitung habe ich mehrmals in Bewerbungsgesprächen die Frage zur Ferienbetreuung erhalten. […] Das Angebot hat eindeutig das Interesse neuer Bewerber geweckt“

2. Verbesserung der Work-Life-Balance und Stressbelastung

„Seit Einführung hatten wir erst die Osterferien und die so kritischen Sommerferien stehen uns natürlich noch bevor. Feststellen kann ich dennoch schon jetzt, dass zum einen das neue Angebot ein reges Interesse im Kollegenkreis erfahren hat, zum anderen das Feedback nach den Osterferien durchweg sehr positiv war. Insbesondere die verlängerten Betreuungszeiten, die im Schichtbetrieb so essentiell sind, waren hier eine große Hilfe die Betreuung in der Ferienzeit sicherzustellen.“

3. Verbesserung der Urlaubskoordination

„Eindeutig der aus meiner Sicht größte Vorteil. Es ist immer schwierig Urlaub nicht genehmigen zu können. Insbesondere dann, wenn man weiß, dass hier die Organisation der Familienumstände einen Urlaub unausweichlich machen. Zwar haben viele Mitarbeiter in den Ferien auf Hortangebote zurückgegriffen, doch auch diese richten sich zeitlich nicht nach den ausgedehnten Arbeitszeiten in der Pflege. Der Umstand, dass ich nicht einfach mehr Urlaubsanträge ablehnen muss, sondern als Führungskraft ein Tool in der Hand habe, dass ich dem Mitarbeiter geben kann und damit Verständnis und Wertschätzung zeige, ist ein unglaublicher Wert.

Fazit

Die Implementierung der Ferienbetreuung bei der Mediphus konnte zeigen, dass gerade in einem angespannten Arbeitsmarkt wie der Pflege voiio helfen kann, sich im Wettbewerb um Fachkräfte abzusetzen und das eigene Arbeitgeberprofil zu schärfen. Im Weiteren sind die verlängerten Betreuungszeiten ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiter im Schichtbetrieb und mit eigenen Kindern zu entlasten und so echte Vereinbarkeit zu garantieren.

Die voiio bedankt sich beim gesamten Team der R&S für das entgegengebrachte Vertrauen sowie die Bereitstellung der wichtigen Datensätze sowie Erfassung des allgemeinen Erfolges. Einzelne Datensätze und Informationen wurden im Sinne der DSGVO und zum allgemeinen Schutz des Unternehmens leicht abgeändert.